Halo, teman-teman! Kamu masih bingung nggak
cara membuat surat dinas
dan struktur penulisannya yang benar? Yuk, simak
contoh surat dinas
beserta penjelasannya di
artikel Bahasa Indonesia kelas 7
berikut ini!
—
Hari ini ku gembira, melangkah di udara
Pak pos membawa berita dari yang kudamba
Sepucuk surat yang wangi, warnanya pun merah hati
Bagai bingkisan pertama tak sabar kubuka
Satu, dua, dan tiga a~
Ku mulai membaca~
Stop!
Maaf ya adik-adik, nyanyinya nanti dulu. Hari ini, kita belajar dulu tentang contoh surat
cintaku yang pertama
eh bukan, maksudnya
contoh surat dinas
! Kamu pasti pernah mendengar tentang surat dinas, kan? Di artikel sebelumnya, sebenarnya kita sudah pernah membahas tentang
perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas
, loh. Oke, oke, kalau kamu sudah lupa, mari kita ulas sedikit mengenai
apa sih surat dinas itu
?
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah
surat resmi
yang dikeluarkan oleh sebuah
instansi atau lembaga
tertentu yang berisikan informasi atau hal yang
berkaitan dengan kedinasan
pada instansi atau lembaga tersebut. Nah, informasi kedinasan dalam surat dinas dapat berupa
pemberitahuan
,
penugasan
,
keputusan
,
pernyataan
,
permintaan
,
penyampaian naskah dinas atau barang
, maupun hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Surat dinas berperan sebagai sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi dari secara resmi dan formal, baik dari satu instansi ke instansi lain, dari orang pribadi kepada lembaga atau instansi, maupun sebaliknya.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa
fungsi
nih
, antara lain yaitu:
Sebagai sarana informasi resmi tentang hal-hal khusus yang perlu disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen cetak yang isinya bisa dipertanggungjawabkan.
Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.
Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan di mana surat resmi berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
Sebagai arsip atau bukti historis dan bukti kronologis apabila suatu hari diperlukan.
Baca Juga:
Pengertian Surat, Ciri-Ciri, Jenis, dan Contohnya
Ciri-Ciri Surat Dinas
Nah, karena surat dinas ini sifatnya resmi dan formal, tentu cukup mudah untuk melihat karakteristiknya. Berikut
ciri-ciri surat dinas
yang bisa dipahami:
Memiliki
kop surat
(kepala surat) yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
Menggunakan bahasa baku dan formal
, sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar serta Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
Di dalam surat dinas, selalu
dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran
jika ada.
Dibuat dengan
bahasa yang efektif
namun tetap jelas supaya mudah dipahami konteksnya.
Tidak menggunakan bahasa implisit
, tetapi menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
Pada beberapa kondisi tertentu, surat
dilengkapi dengan stempel
atau cap khusus.
Dilengkapi dengan salam pembuka dan salam penutup
sebagai bentuk kesopanan.
Struktur Surat Dinas
Dibandingkan surat pribadi,
struktur surat dinas
lebih formal dan terorganisir.
Struktur penulisan surat dinas
dapat kamu lihat pada penjelasan berikut:
1. Kop Surat (Kepala Surat)
Berisi
logo institusi
atau perusahaan,
nama institusi
atau perusahaan,
alamat
,
nomor telepon/email/fax
milik institusi atau perusahaan.
2. Nomor Surat
Setiap lembaga, institusi, atau perusahaan yang mengajukan surat harus mengisi
nomor surat
. Nomor surat ini berfungsi untuk
memudahkan
tracking
untuk melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dalam kurun waktu satu tahun. Nomor surat akan
kembali ke nomor 1
lagi
setiap pergantian tahun
.
3. Tanggal Surat
Dalam surat dinas maupun surat resmi lainnya, harus terdapat
tanggal surat
sebagai informasi kapan surat itu dibuat.
4. Perihal dan Lampiran
Hal atau perihal merupakan keterangan singkat tentang garis besar
topik yang dibahas
pada isi surat. Sedangkan lampiran menunjukkan berapa banyak lembaran lampiran yang disertakan dalam surat dinas tersebut (jika ada). Lampiran dapat berupa
dokumen yang mendukung isi surat
.
5. Alamat Tujuan
Alamat yang terdapat dalam surat dinas merupakan
alamat tujuan lengkap
sehingga dapat mempermudah dalam proses pengiriman.
Baca Juga:
Bagaimana Cara Menulis Surat?
6. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat dinas harus bersifat
formal
dan menggunakan bahasa yang
sopan
dan
baku
.
7. Isi Surat
Sama seperti surat lainnya, bagian isi surat merupakan
bagian inti yang paling penting
dalam surat dinas karena berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat dinas harus menyampaikan informasi secara
jelas
, namun
tidak bertele-tele
.
8. Salam Penutup
Salam penutup pada surat dinas juga harus ditulis dengan bahasa
formal
yang
baku
dan
sopan
, sama halnya dengan salam pembuka.
9. Keterangan Pengirim Surat
Pada bagian ini, diinfokan keterangan mengenai pengirim surat dari lembaga yang bersangkutan, yaitu berupa
nama
,
jabatan
, dan
tanda tangan
pengirim surat.
10. Tembusan
Tembusan merupakan daftar
pihak-pihak
yang juga menerima
salinan surat
yang sama. Tembusan dicantumkan jika surat dinas tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain.
11. Inisial (Kode Singkatan Nama)
Inisial merupakan tanda atau kode pengenal berupa singkatan
nama pengonsep surat
dan
pengetik surat
. Inisial berfungsi supaya ketika terjadi kekeliruan pada surat, maka pimpinan dari instansi yang bersangkutan dapat dengan mudah
mengembalikan kepada pembuat surat
agar
segera diperbaiki
.
Contoh Surat Dinas
Untuk memahami seperti apa bentuk dan
cara penulisan surat dinas
, kamu bisa memperhatikan beberapa
contoh surat dinas
berikut ini:
1. Contoh Surat Dinas Sekolah
Contoh surat dinas edaran sekolah mengenai kegiatan perpisahan. (Sumber: berita.99.co)
2. Contoh Surat Dinas Undangan
Contoh surat dinas undangan kegiatan. (Sumber: katadata.co.id)
Baca Juga:
Contoh Formal Letter (Surat Resmi) dalam Bahasa Inggris
3. Contoh Surat Dinas Perusahaan
Contoh surat dinas perusahaan mengenai permohonan. (Sumber: katadata.co.id)
4. Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
Contoh surat dinas pemberitahuan Penilaian Tengah Semester. (Sumber: smada.sch.id)
5. Contoh Surat Dinas Tugas
Contoh surat dinas tugas. (Sumber: katadata.co.id)
6. Contoh Surat Dinas Keputusan
Contoh surat dinas keputusan. (Sumber: katadata.co.id)
Baca Juga:
Contoh Surat Lamaran Kerja, Struktur, dan Tips Membuatnya
7. Contoh Surat Dinas Edaran
Contoh surat dinas edaran. (Sumber: http://disdikklaten.blogspot.com/)
8. Contoh Surat Dinas Memorandum
Contoh surat dinas memorandum. (Sumber: gramedia.com)
Oke, teman-teman, itu tadi pembahasan mengenai
contoh surat dinas
, beserta pengertian, ciri-ciri, fungsi, dan struktur penulisannya. Apakah penjelasan di atas mudah dipahami? Nah, karena kamu sudah selesai belajar tentang
contoh surat dinas
, sekarang boleh deh, nyanyi lagi! Kalau kamu mau belajar materi Bahasa Indonesia lainnya, yuk, cobain serunya belajar
ruangbelajar
!
Sumber Gambar:
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Undangan’ [Daring]. Tautan: https://cdn1.katadata.co.id/media/images/temp/2022/05/12/Contoh_surat_dinas_undangan-2022_05_12-09_58_07_348f97bdbdd426c4c556db3078507121.jpg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Perusahaan’ [Daring]. Tautan: https://cdn1.katadata.co.id/media/images/temp/2022/06/23/Contoh_Surat_Permohonan-2022_06_23-16_40_34_dafe80012caa7a5425d56a31c35995b9.jpg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Tugas’ [Daring]. Tautan: https://cdn1.katadata.co.id/media/images/temp/2022/06/23/Surat_Tugas-2022_06_23-16_42_28_58be66598941fc305f6e60ad8cf1f3aa.jpg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Keputusan’ [Daring]. Tautan: https://cdn1.katadata.co.id/media/images/temp/2022/06/23/Contoh_Surat_Keputusan-2022_06_23-16_43_43_a16ad0af6539cc63f6bc51eef064d70f.jpg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Memorandum’ [Daring]. Tautan: https://cdnwpedutorenews.gramedia.net/wp-content/uploads/2022/08/30151710/surat-dinas-adalah9.jpg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Sekolah’ [Daring]. Tautan: https://berita.99.co/wp-content/uploads/2022/11/6.-contoh-surat-dinas-sekolah.jpg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Pemberitahuan’ [Daring]. Tautan: https://smadapas.sch.id/wp-content/uploads/2020/09/SURAT-PEMBERITAHUAN-PTS.jpeg
Gambar ‘Contoh Surat Dinas Edaran’ [Daring]. Tautan: http://disdikklaten.blogspot.com/2015/07/surat-edaran-5-lima-hari-kerja.html