Artikel SMK kelas 11
jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran ini membahas tentang konsep dasar, fungsi, serta prinsip administrasi kepegawaian.
—
Bayangkan, kamu adalah seorang pemimpin perusahaan. Kamu ingin melakukan optimasi tenaga kerja agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan maksimal. Oleh karena itu, kamu ingin menentukan jumlah (kuantitas) tenaga kerja yang diperlukan. Kamu ingin memastikan bahwa beban kerja yang diterima pegawai bisa terdistribusi secara merata, tidak terlalu berlebihan (
overload
) atau bahkan kekurangan (
underload
).
Kamu tahu, beban kerja yang terlalu tinggi atau terlalu rendah akan menyebabkan ketidakefisienan dalam bekerja. Beban kerja yang berlebih biasanya disebabkan oleh jumlah pegawai yang lebih sedikit dibandingkan dengan beban kerja yang ada.
Nah
, kalau hal tersebut dibiarkan terus menerus, kondisi fisik dan psikologis para pekerja atau pegawai dapat terganggu, sehingga produktivitas kerja mereka juga jadi menurun. Ujung-ujungnya, tujuan yang ingin dicapai perusahaan pun akan terhambat dan bisa menurunkan profit perusahaan itu sendiri.
Baca Juga:
Ketahui Pengertian, Fungsi, dan Unsur-Unsur Administrasi Transaksi
Sementara itu, beban kerja yang terlalu rendah disebabkan oleh jumlah pegawai yang dipekerjakan terlalu banyak. Akibatnya, banyak pegawai yang menganggur karena tugas pekerjaannya terlalu sedikit. Selain itu, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya lebih untuk menggaji karyawan. Hal ini akan menyebabkan terjadinya ketidakefisienan biaya nantinya. Ini adalah salah satu alasan mengapa kamu perlu melakukan manajemen kepegawaian (
administrasi kepegawaian
).
Apa Itu Administrasi Kepegawaian?
Administrasi kepegawaian adalah
seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai
untuk mencapai suatu tujuan.
Administrasi kepegawaian ini
bertujuan
untuk menyesuaikan jumlah pegawai dengan kebutuhan yang ada, menyesuaikan beban kerja yang harus dikerjakan oleh pegawai sesuai dengan kapasitas dan posisinya masing-masing, serta untuk meningkatkan kualitas pegawai sesuai dengan keahliannya. Dengan begitu, pengerjaan tugas jadi lebih efektif dan efisien. Alhasil, perusahaan juga akan lebih mudah untuk mencapai target yang diharapkan.
Nah
, mempelajari materi administrasi kepegawaian merupakan suatu hal yang penting,
loh
. Bukan cuma untuk kamu yang ingin bekerja di suatu perusahaan saja, tapi juga untuk kamu yang ingin membuka sebuah bisnis/usaha.
Sebagai pegawai, pengetahuan mengenai administrasi kepegawaian dapat menjadi tolok ukur, apakah segala sesuatu yang diberlakukan dan dibebankan kepada kita sudah sesuai atau belum dengan peraturan, kapasitas, dan posisi kerja kita nanti. Sementara itu, sebagai pemilik usaha, pengetahuan administrasi kepegawaian dapat membantu kita untuk merencanakan dan mengelola sumber daya manusia (pegawai) dengan baik, agar tujuan yang diinginkan pun bisa tercapai.
Sejauh ini paham ya, dengan konsep dasar administrasi kepegawaian? Selanjutnya, kita akan membahas mengenai fungsi dari administrasi kepegawaian. Apa saja, ya? Simak penjelasannya berikut ini.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi kepegawaian terbagi menjadi dua, yaitu
fungsi manajerial dan fungsi operatif (teknis).
Nah
, kita akan bahas satu per satu mengenai masing-masing fungsi tersebut, ya.
1. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial merupakan fungsi yang berkaitan dengan
pekerjaan yang
menggunakan pikiran
, meliputi
perencanaan pegawai
,
pengorganisasian pegawai
,
pengarahan pegawai
, dan
pengendalian pegawai
.
a. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai
merupakan proses
penentuan kebutuhan pegawai
di masa yang akan datang
berdasarkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi
terkait kebutuhan pegawai. Proses perencanaan pegawai salah satunya dapat dilakukan dengan melihat data kepegawaian. Misalnya, dari data kepegawaian, diketahui terdapat tiga orang yang akan pensiun tahun depan. Maka, perusahaan dapat segera melakukan perencanaan pegawai untuk mengisi posisi yang akan kosong tersebut.
b. Pengorganisasian Pegawai
Pengorganisasian pegawai
merupakan suatu langkah untuk
menentukan
,
menetapkan
, serta
mengatur
macam-macam kegiatan, seperti
pembagian tugas
,
wewenang
, dan
pendelegasian
. Pengorganisasian pegawai akan membentuk sebuah
struktur organisasi
di mana
menyebabkan setiap pegawai akan memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.
Struktur Organisasi Angkasa Pura Property (Sumber: angkasapuraproperty.co.id)
Dalam pengorganisasian pegawai, perlu dipertimbangkan beberapa faktor, salah satunya adalah kompetensi dan kinerja pegawai. Contohnya, seseorang yang ditugaskan menjadi manajer sebuah divisi haruslah orang yang memiliki kemampuan
leadership
, mampu mengambil keputusan, dapat berkomunikasi dengan baik, dan lain sebagainya.
c. Pengarahan Pegawai
Pengarahan pegawai
adalah kegiatan yang dilakukan untuk
meningkatkan kinerja pegawai
dengan memberikan
motivasi
. Ada beberapa hal yang dapat memotivasi pegawai dan meningkatkan kinerja mereka. Di antaranya dengan menyediakan sarana lingkungan kerja yang lengkap, menciptakan suasana kerja yang nyaman, memberikan penghargaan (
reward
) kepada pegawai yang telah bekerja dengan sangat baik, dan masih banyak lagi.
d. Pengendalian Pegawai
Pengendalian pegawai
merupakan proses
pengukuran dan penilaian kinerja pegawai
selama bekerja. Salah satu bentuk pengendalian pegawai adalah melakukan pengawasan terhadap pegawai.
Nah
, dalam pengawasan pegawai ini, diperlukan standar tertentu yang dapat mengukur tingkat keberhasilan pegawai dalam bekerja. Misalnya, dalam usaha pengendalian kedisiplinan pegawai, perusahaan membuat standar jam kerja, mulai dari jam masuk kantor, jam pulang kantor, dan jam istirahat.
Baca Juga:
Mengenal Piutang dan Prosedur Pencatatan Piutang
Selanjutnya, yuk kita bahas mengenai fungsi operatif (teknis)!
2. Fungsi Operatif (Teknis)
Fungsi operatif (teknis) merupakan fungsi yang berkaitan dengan
kegiatan yang
dilakukan secara fisik
, meliputi
pengadaan pegawai
,
pengembangan pegawai
,
kompensasi pegawai
,
integrasi pegawai
,
pemeliharaan pegawai
, dan
pensiunan pegawai
.
a. Pengadaan Pegawai
Pengadaan pegawai
merupakan kegiatan penyediaan pegawai yang dapat dilakukan melalui
proses rekrutmen
(seleksi pegawai)
atau
penarikan pegawai yang telah ada sebelumnya
untuk menjalankan tugas pada posisi tertentu. Misalkan, dalam sebuah divisi, terdapat satu posisi yang kosong. Maka, posisi yang kosong ini dapat diisi dengan pegawai baru melalui proses seleksi atau diisi dengan pegawai lama yang sebelumnya menempati divisi yang berbeda, tapi masih memiliki jenis pekerjaan (
job description
) yang relatif sama.
b. Pengembangan Pegawai
Pengembangan pegawai
merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk
meningkatkan kemampuan kerja (kompetensi)
para pegawai agar sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang dilakukan. Kegiatan ini bisa berupa pelatihan
soft skills
maupun
hard skills
dalam bentuk seminar,
training
, konseling, bahkan ada juga perusahaan yang menyediakan beasiswa pendidikan untuk pegawainya, lho!
c. Kompensasi Pegawai
Kompensasi pegawai
merupakan
imbalan atau balas jasa
yang diberikan perusahaan
kepada pegawai atas kinerja yang mereka berikan.
Nah
, kompensasi ini dapat diberikan dalam bentuk upah, tunjangan, bonus, dan fasilitas lainnya. Kamu masih ingat
kan
dengan maksud dari fungsi pengarahan pegawai?
Yap
, dengan memberikan kompensasi kepada pegawai, perusahaan juga dapat memotivasi para pegawai agar bekerja jauh lebih giat lagi.
d. Integrasi Pegawai
Integrasi pegawai
merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
menyatukan pegawai
agar dapat bekerja sama
dengan baik, sehingga dapat bekerja dengan efektif. Integrasi pegawai sangat penting untuk dilakukan supaya bisa mencapai hasil yang baik bagi perusahaan maupun semua pihak yang ada di dalamnya. Bayangkan saja, dalam sebuah organisasi, pasti setiap anggota memiliki pemikiran dan keinginan yang berbeda-beda. Jika tidak ada kesatuan dan kerja sama yang baik, pasti tujuan perusahaan itu pun akan sulit dicapai.
e. Pemeliharaan Pegawai
Pemeliharaan pegawai
merupakan usaha untuk mempertahankan atau meningkatkan kondisi
fisik
,
mental
, dan
sikap
para pegawai. Tujuannya, agar para pegawai tetap loyal dan dapat bekerja secara produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan bisa memberlakukan jam kerja sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Jadi,
nggak
boleh
tuh
yang namanya eksploitasi tenaga kerja.
f. Pensiunan Pegawai
Pensiunan pegawai
merupakan bentuk balas jasa yang diberikan perusahaan berupa
tunjangan hari tua
kepada pegawai atas pengabdian yang telah dilakukan.
Nah
, nantinya, tunjangan ini akan diberikan ketika pegawai tersebut sudah berakhir masa kerjanya karena pensiun.
Baca Juga:
Apa Saja Tipe-Tipe Penataan Produk Toko dalam Pemasaran?
Oke, setelah kita mengetahui apa saja fungsi dari administrasi kepegawaian, selanjutnya, kita akan masuk ke materi prinsip-prinsip administrasi kepegawaian. Apa
sih
maksud dari prinsip administrasi kepegawaian itu?
Yuk
, simak penjelasannya berikut ini.
Prinsip Administrasi Kepegawaian
Sebelum kamu mengetahui apa saja prinsip-prinsip administrasi kepegawaian, kamu harus paham dulu maksud dari istilah prinsip itu sendiri.
Nah
, secara umum,
prinsip
merupakan suatu hal yang dijadikan pedoman (panduan) dalam mengambil keputusan dan melaksanakan kegiatan secara konsisten. Dengan adanya prinsip, kita bisa mengambil sebuah keputusan yang tepat, sesuai tujuan yang ingin dicapai.
Nah
, sama konsepnya dengan prinsip pada administrasi kepegawaian,
nih
.
Prinsip administrasi kepegawaian
juga dijadikan pedoman dalam pembuatan kebijakan dan melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian. Jadi, semua pihak yang terlibat bisa saling diuntungkan. Baik itu organisasi/perusahaan, pegawai (individu/kelompok), atau masyarakat luas. Dengan adanya prinsip administrasi kepegawaian ini, harapannya, output yang ingin dihasilkan akan sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan dan UUD 1945.
Prinsip dalam administrasi kepegawaian
yaitu sebagai berikut:
Prinsip wewenang dan tanggung jawab
Prinsip
the right man on the right place
Prinsip
equal pay for equal work
Prinsip kemanusiaan
Prinsip demokrasi
Prinsip efisiensi dan produktivitas kerja
Prinsip kesatuan tujuan
Prinsip kesatuan arah
Prinsip komando
Prinsip disiplin
Oke, selesai sudah materi kita kali ini, ya. Berdasarkan penjelasan di atas, kamu sudah belajar cukup banyak
nih
mengenai konsep dasar, fungsi, serta prinsip dari administrasi kepegawaian. Kamu jadi tahu ya, kalau penerapan administrasi kepegawaian dalam suatu perusahaan itu sangatlah penting untuk kesejahteraan perusahaan dan juga pegawai itu sendiri. Semoga, ketika kamu sudah lulus nanti, kamu bisa menerapkan ilmu administrasi kepegawaian ini, baik itu sebagai pegawai, ataupun pemilik usaha.
Nah
, seperti biasa
nih
, kalau kamu ingin belajar materi ini secara lengkap dan menarik lagi, kamu bisa cobain langganan di ruangbelajar.
Eits
! Kamu
nggak
perlu khawatir bakal sulit untuk memahami materi. Kenapa? Karena di
ruangbelajar
, kamu akan dipandu oleh para Master Teacher yang handal dan berpengalaman.
Yuk
, langganan sekarang!
Artikel ini telah diperbarui pada 24 Agustus 2022.